Pengadaan Jasa Verifikasi Teknis Monitoring dan Evaluasi Dana SPPKS Tahun 2025

PENGUMUMAN TENDER

Nomor : PENG-27.1/UKPBJ/Dit.III/2025

Berdasarkan Peraturan Direktur Utama BPDPKS Nomor : 13/DPKS/2021 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa pada Badan Pengelola Dana Perkebunan Kelapa Sawit, bersama ini kami informasikan bahwa Pokja Pemilihan UKPBJ BPDPKS bermaksud mengundang kepada para pelaku usaha yang berminat untuk berpartisipasi dalam mekanisme pemilihan penyedia – metode tender paket pekerjaan Pengadaan Jasa Verifikasi Teknis Monitoring dan Evaluasi Dana SPPKS Tahun 2025, dengan penjelasan dan ketentuan sebagai berikut :

A.  Kriteria Kualifikasi Surveyor dan Persyaratan Administrasi :    

1.   Merupakan perusahaan di bidang jasa audit, survei maupun verifikasi teknis yang berdomisili di lndonesia dan memiliki ijin usaha di bidang jasa survei (SIUJS) dan/atau Nomor Induk Berusaha (NIB) dengan KBLI terkait jasa surveyor / verifikasi teknis;

2.   Memiliki kantor cabang untuk mendukung pelaksanaan kegiatan verfikasi teknis, yang dibuktikan dengan legalitas surat/akta pendiriannya;

3.   Memiliki kemampuan menyediakan personil sesuai kualifikasi yang dipersyaratkan yang dibuktikan dengan surat pernyataan bermaterai;

4.   Memiliki pengalaman pekerjaan sejenis atau kegiatan dibidang jasa survei dan verifikasi teknis;

5.   Memiliki rancangan sistem informasi aplikasi sebagai perangkat penunjang pelaksanaan pekerjaan dan kegiatan verifikasi yang dibuktikan dengan surat pernyataan bermaterai dan proposal teknis;

6.   Memiliki Sertifikat ISO 9001:2015 terkait Sistem Manajemen Mutu;

7.   Memiliki Sertifikat ISO 27001:2013 terkait Sistem Manajeman Keamanan Sistem Informasi;

8.   Merupakan perusahaan yang mendapatkan pengakuan sebagai lembaga sertifikasi ISPO dan  dibuktikan dengan sertifikat;

9.   Memiliki kemampuan keuangan untuk membiayai proyek dengan melampirkan laporan keuangan hasil audit Kantor Akuntansi Publik (KAP) Tahun 2023;

10.    Menyampaikan dokumen legalitas perusahaan dan melengkapi data Form Isian Kualifikasi.

B.  Kriteria Kualifikasi Personil dan Persyaratan Teknis Lainnya:

1.   Menyampaikan daftar personil beserta dokumen pendukungnya berupa data riwayat hidup / curriculum vitae (CV), ijazah pendidikan terakhir dan bukti identitas (KTP) untuk masing - masing personil (persyartan minimal kualifikasi terlampir).

2.   Menyampaikan proposal penawaran teknis yang minimal memuat terkait pemahaman serta tanggapan terhadap TOR/KAK pekerjaan, metodologi pelaksanaan pekerjaan, schedule waktu / time line pekerjaan dan pengembangan sistem informasi aplikasi penunjang pekerjaan.

3.   Menyampaikan daftar data pengalaman pekerjaan sejenis dalam kurun waktu 4 tahun terakhir (bidang jasa survey dan/atau verifikasi) disertai bukti dukung berupa kontrak pekerjaan.

C.  Dokumen Penawaran Harga/Biaya :

Menyampaikan penawaran harga/biaya dengan batas acuan tertinggi dari nilai total Harga Perkiraan Sendiri (HPS) pekerjaan yaitu sebagai berikut :

D.  Jadwal Tahapan Pemilihan Penyedia :

     ** Jadwal tahapan pemilihan penyedia bersifat tentative dapat berubah sewaktu-waktu

Korespondensi :

Alamat Kantor                         : Gd. Graha Mandiri Lt. 5 Jl. Imam Bonjol No.61 Menteng Jakarta

Alamat Email                           : pokjaulp.bpdpks@gmail.com

Website                                   : www.bpdp.or.id

Portal E-Procurement             : https://eproc.bpdp.or.id

Nomor Telepon                      : (021) 39832091 – 94

Jakarta, 12 Februari 2025

TTD

POKJA PEMILIHAN UKPBJ BPDPKS

Lampiran Pengumuman Tender

Nomor             : PENG-27.1/UKPBJ/Dit.III/2025

Tanggal           : 12 Februari 2025

A.  Kegiatan Verifikasi Pencairan Dana SPPKS :

B.  Kegiatan Verifikasi Kunjungan Lapangan Peningkatan Jalan Kebun Sawit :

C.  Kegiatan Verifikasi Kunjungan Lapangan Benih / Bibit Kelapa Sawit :

D.  Kegiatan Verifikasi Kunjungan Lapangan Pupuk, Pestisida, Mesin Pertanian, Alat Transportasi dan Alat Pasca Panen :

E.   Kegiatan Verifikasi Kunjungan Lapangan Pengambilan dan Pengujian Sampel Pupuk Serta Produk Minyak Hasil dari Paket Unit Pengelohan Hasil (UPH) :

F.   Kegiatan Verifikasi Kunjungan Lapangan Unit Pengolahan Hasil (UPH) Menjadi Minyak Sawit, Minyak Merah dan Minyak Goreng :

G.  Kegiatan Verifikasi Kunjungan Lapangan Unit Pengolahan Hasil (UPH) :

RINGKASAN TOR/KAK

I.     Ruang Lingkup Kegiatan :

A.  Verifikasi Pencairan Dana

1.   Melakukan asistensi pengisian Rencana Anggaran dan Biaya atas penggunaan dana SPPKS ke dalam aplikasi SMART PSR dan penggunaan aplikasi SMART PSR untuk Lembaga pekebun yang sudah melakukan perjanjian kerja sama tiga pihak;

2.   Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesesuaian permohonan pencairan dana yang diajukan oleh kelembagaan pekebun melalui sistem aplikasi SMART PSR terhadap persyaratan, dokumen pertanggungjawaban, dan ketersediaan dana sebagaimana tertuang pada Perjanjian Kerjasama antara BPDP, bank mitra dan penerima Dana SPPKS dan SK Penerima Dana SPPKS;

3.   Menerbitkan Laporan Hasil Verifikasi Pencairan Dokumen (LHVPD) sebagai dasar persetujuan hasil verifikasi pencairan dana;

4.   Melakukan pengambilan asli surat permohonan dana SPPKS.

B.  Kunjungan lapangan dalam rangka monitoring evaluasi sesuai permintaan Top Up dana sarana dan prasarana Perkebunan kelapa sawit dan penyaluran dana sarana dan prasarana Perkebunan kelapa sawit dalam bentuk uang/barang

1.   Kunjungan lapangan paket pembangunan/peningkatan jalan dalam bentuk uang

a.   Melakukan verifikasi kesesuaian laporan kemajuan pekerjaan dari Lembaga pekebun dengan rencana pekerjaan yang sudah disetujui oleh ditjenbun sekurang-kurangnya mencakup kesesuaian dalam aspek: spesifikasi bangunan, panjang dan lebar jalan, dan jumlah bangunan;

b.   Melakukan verifikasi kesesuaian dokumen pertanggungjawaban pencairan dana yang diunggah di sistem aplikasi SMART PSR dengan fisik dokumen;

c.    Melakukan kunjungan lapangan untuk pemastian capaian progres fisik (witnessing) di lapangan dan melakukan dokumentasi kegiatan;

d.   Melakukan analisa kesesuaian antara progres fisik dengan laporan pekerjaan lembaga pekebun dan penggunaan dana;

e.   Menerbitkan berita acara hasil kunjungan lapangan;

f.     Menerbitkan berita acara penyelesaian pekerjaan terhadap lembaga pekebun dalam pekerjaan fisik pembangunan/peningkatan jalan apabila proses pekerjaan telah selesai seluruhnya (100%) oleh Lembaga pekebun;

g.   Menerbitkan laporan hasil kunjungan lapangan untuk setiap kunjungan kepada BPDP.

2.   Kunjungan lapangan paket pembangunan/peningkatan jalan dalam bentuk barang

a.   Melakukan verifikasi kesesuaian laporan kemajuan pekerjaan dari konsultan pengawas dengan rencana pekerjaan yang sudah disetujui oleh ditjenbun sekurang-kurangnya mencakup kesesuaian dalam aspek: spesifikasi bangunan, panjang dan lebar jalan, dan jumlah bangunan;

b.   Melakukan kunjungan lapangan untuk pemastian capaian progres fisik (witnessing) di lapangan dan melakukan dokumentasi kegiatan;

c.    Melakukan analisa kesesuaian antara progres fisik dengan laporan pekerjaan dari konsultan dan kontraktor;

d.   Menerbitkan berita acara hasil kunjungan lapangan;

e.   Menerbitkan berita acara serah terima dari BPDP terhadap lembaga pekebun dalam pekerjaan fisik pembangunan/peningkatan jalan apabila proses pekerjaan telah diselesaikan seluruhnya (100%) oleh kontraktor;

f.     Menerbitkan laporan hasil kunjungan lapangan untuk setiap kunjungan lapangan kepada BPDP.

3.   Kunjungan lapangan untuk paket intensifikasi dan ekstensifikasi

a.   Melakukan pengambilan sampel uji sesuai ketentuan dan melakukan uji laboratorium atas kualitas pupuk mengacu kepada standar SNI sebelum pupuk dapat pengiriman ke lembaga pekebun;

b.   Melakukan verifikasi keberadaan dan kesesuaian sertifikat bibit atas bibit yang akan dikirimkan oleh mitra penyedia;

c.    Melakukan verifikasi kesesuaian penyaluran barang di lapangan dengan surat pemesanan barang dari BPDP dan rekomendasi teknis, paling sedikit meliputi: jenis barang, dan jumlah barang;

d.   Menerbitkan berita acara hasil pemeriksaan dan berita acara serah terima barang dari BPDP kepada Lembaga pekebun;

e.   Menerbitkan laporan hasil kunjungan lapangan untuk setiap kunjungan lapangan kepada BPDP.

4.   Kunjungan lapangan untuk paket Unit Pengolahan Hasil (UPH)

a.   Melakukan verifikasi kesesuaian spesifikasi teknis unit pengolahan hasil yang dibangun dengan surat pemesanan BPDP;

b.   Melakukan running test untuk memastikan bahwa unit pengolahan berfungsi secara penuh dari mulai penerimaan TBS sampai menjadi produk akhir;

c.    Melakukan pengambilan sampel dan pengujian laboratorium untuk produk akhir dari Unit Pengolahan Hasil (UPH) pada saat verifikasi kesesuaian produk sebelum unit pengolahan hasil diserah terima kepada Lembaga pekebun;

d.   Menerbitkan berita acara hasil pemeriksaan dan berita acara serah terima unit pengolahan hasil dari BPDP kepada Lembaga pekebun;

e.   Menerbitkan laporan hasil kunjungan lapangan untuk setiap kunjungan kepada BPDP.

5.   Kunjungan lapangan untuk paket sarpras lainnya, verifikasi ini dilakukan di lokasi serah terima dengan rincian sebagai berikut:

a.   Melakukan verifikasi kesesuaian spesifikasi teknis barang yang disalurkan di lapangan dengan surat pemesanan barang dari BPDP dan rekomendasi teknis, paling sedikit meliputi: jenis barang, tipe/merek barang, jumlah barang, dan spesifikasi umum barang;

b.   Melakukan uji coba fungsi penggunaan alat/barang apabila diperlukan;

c.    Menerbitkan berita acara hasil pemeriksaan dan berita acara serah terima barang dari BPDP kepada Lembaga pekebun;

d.   Menerbitkan laporan hasil kunjungan lapangan untuk setiap kunjungan kepada BPDP.

6.   Pengembangan sistem informasi teknologi yang terdiri dari:

a.   Pengembangan/penyesuaian sistem aplikasi pengajuan usulan teknis SPPKS ;

b.   Pengembangan sistem aplikasi pencairan dana SPPKS;

c.    Pengembangan sistem aplikasi untuk monitoring dan penyaluran pada aplikasi Sarpras Online.

d.   Pemeliharaan sistem aplikasi pengajuan usulan teknis dan monitoring penyaluran SPPKS

7.   Melakukan layanan pengaduan dan keluhan pelanggan dari lembaga pekebun maupun bank mitra beserta tindak lanjutnya di aplikasi Sarpas Online;

8.   Melakukan persiapan data rekonsiliasi uang dan barang berdasarkan dana yang telah di cairkan dengan rekening koran dan berita acara serah terima;

9.   Melakukan rekonsiliasi lebih lanjut kepada bank mitra dan lembaga pekebun terkait penggunaan dana;

10.    Melakukan pendampingan kepada Poktan, Gapoktan, Koperasi atau Kelembagaan Ekonomi Pekebun Lainnya untuk pengambilan Asli Surat Permohonan Pencairan Dana, dan Pengumpulan Dokumen untuk tanda tangan PKS 3 Pihak Berserta Adendumnya serta Top-up Dana;

II.   Output/Keluaran Hasil Pekerjaan :

1.   Menerbitkan laporan hasil verifikasi pencairan dana dalam bentuk hard dan soft copy setiap bulan untuk setiap proposal dana SPPKS kepada BPDP yang paling sedikit meliputi :

a.   Profil lembaga pekebun;

b.   Laporan Realisasi pencairan dana SPPKS.

2.   Laporan Bulanan Kegiatan Pencairan Dana SPPKS;

3.   Menerbitkan laporan hasil kunjungan lapangan dalam bentuk hard dan soft copy untuk setiap proposal dana SPPKS kepada BPDP yang paling sedikit meliputi :

a.   Profil lembaga pekebun;

b.   Progres kemajuan kebun dan hasil analisa;

c.    Berita Acara Pemeriksaan Kegiatan SPPKS;

d.   Berita Acara Serah Terima Paket Kegiatan SPPKS;

e.   Berita Acara Laporan Hasil Analisa;

f.     Dokumentasi kegiatan.

Mekanisme Kegiatan Verifikasi Teknis Monev SPPKS :

a.   Kegiatan verifikasi pencairan dana SPPKS yang dibayarkan setiap bulan dari total nominal usulan pencairan dana yang telah diverifikasi. Bukti hasil berupa asli surat permohonan, bukti transfer, verifikasi melalui LHVPDS dan asli surat pengantar, Laporan Bulanan Kegiatan Pencairan Dana,

b.   Kegiatan verifikasi kunjungan lapangan untuk peningkatan jalan. Bukti hasil verifikasi melalui laporan per kunjungan lapangan dan laporan kegiatan bulanan kegiatan kunjungan lapangan,

c.    Kegiatan verifikasi kunjungan lapangan untuk pengadaan barang berupa benih/bibit. Bukti hasil verifikasi melalui laporan per kunjungan lapangan dan laporan kegiatan bulanan kegiatan kunjungan lapangan

d.   Kegiatan verifikasi kunjungan lapangan untuk pengadaan barang berupa pupuk, pestisida, mesin pertanian, alat transportasi dan alat pasca panen. Bukti hasil verifikasi melalui laporan per kunjungan lapangan dan laporan kegiatan bulanan kegiatan kunjungan lapangan,

e.   Kegiatan intervensi lapangan untuk pengambilan dan pengujian sampel pupuk intensifikasi dan ekstensifikasi serta produk minyak hasil dari paket unit pengolahan hasil setiap lokasi. Bukti per intervensi pengambilan sampel dan pengujian berupa berita acara pengambilan sampel dan laporan hasil Analisa dan laporan kegiatan bulanan kunjungan lapangan;

f.     Kegiatan verifikasi kunjungan lapangan untuk paket Unit Pengolahan Hasil (UPH) menjadi minyak sawit, minyak merah dan minyak goreng. Bukti hasil verifikasi melalui laporan per kunjungan lapangan dan laporan kegiatan bulanan kegiatan kunjungan lapangan

g.  Kegiatan verifikasi kunjungan lapangan untuk paket Unit Pengolahan Hasil (UPH). Bukti hasil verifikasi melalui laporan per kunjungan lapangan dan         laporan kegiatan bulanan kegiatan kunjungan lapangan